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展馆运营方如何保持高租馆率？ | 圆桌论道系列之一

来源：世展网分类：会展行业资讯 2023-08-18 05:14 阅读：*****

圆桌论道

一

场馆吸引展会落地的关键因素是什么？

如何提高租馆率？如何提高主办方满意度？

—— 新时期中国会展企业发展规划峰会

DIALOGUE

between Exhibition Venues

嘉宾介绍

7月28日下午，圆桌论道重磅嘉宾带您解读“直面新需求——会展场馆运营的顶层设计”。

主持人：首都会展（集团）有限公司党委委员、副总经理，北京国际展览中心有限公司董事长 柴英杰嘉宾：中国国际展览中心集团公司党委委员、北京国展国际展览中心有限责任公司董事长、总经理 赵鸥深圳华侨城会展管理有限公司总经理、深圳市招华国际会展运营有限公司董事长 郭振东上海展览中心（集团）有限公司副总裁、上海展览中心有限公司总经理张伟杰厦门会展集团股份有限公司董事长 潘子万

Q1: 在吸引会展落地和保持高租馆率方面，展馆运营方成功的关键因素？

“圆桌论道”主持人：柴英杰（中国展览馆协会副理事长）

赵鸥：首要的因素一定是展馆所在城市的经济地位和产业优势。其次是展馆本身能否给客户提供灵活多变的展出面积，供主办自由选择。同时展览馆自身的硬件设备设施需要升级，使其供给水平与客户需求看齐。中展集团利用最近这两年，对会展场地的硬件设备进行了全面升级和提升，包括展馆的维修改造。成立于1985年的老国展，设施已比较陈旧，我们对于地面、卫生间，特别是对于过去比较欠缺的会议设施进行了一定的升级。各位如果有机会到北京新老国展参加展览会，会看到一个全新的形象。另一个关键性因素是有效的市场推广和销售策略。现在展馆面临着激烈的市场竞争，因此近些年对于市场推广方面中展集团也做了重新考虑。在市场推广上，积极了解客户的需求，为客户定制个性化的方案。采用灵活的销售策略，针对于淡季、旺季，不同时间段，不同档期，不同展出面积，以及是否长期合作伙伴的角度，尽可能采取定制化价格包的形式和服务留下老客户、吸引新客户。最后是与时俱进。中展集团作为会展全产业链的集团，在近几十年发展中，依靠中国贸促会的平台，同时加强国外联络，引进学习和借鉴很多国外展馆的先进管理经验，保证展馆提供优质服务，是提高展馆出租率的重要因素。

“圆桌论道”嘉宾：

赵鸥

（中国展览馆协会

副理事长单位）

郭振东：一个场馆要成功需具备三个因素：一是要有优选的“位置”。深圳国际会展中心所处的位置：中国经济是蓬勃发展的，中国的工业最齐全，制造业最发达；深圳是改革开放的前沿，一年有3万多亿的GDP，这些因素能够支撑着场馆很好地长远运营。二是齐全的场馆硬件配套。配套什么？交通，交通到达的便利性。地铁，机场，甚至海运，立体的交通等。深圳国际会展中心离深圳国际机场只有7公里。离附近的码头也很近；周边的高速公路，马上深中通道打通以后，会辐射到更多周边城市，这为场馆运营打下比较好的硬件条件。第三是自身服务，软实力。做得好的商业中心一定是一开始的时候，主要的商家都已经谈妥，以商家需要的配置做量身定制。做场馆规划也是同理，需要花大量的时间了解主办的意愿，主办的诉求。所以场馆怎么提供更好的人性化的服务，更好帮助主办把整个城市的痛点打通。比如协助主办梳理政府关系，我认为是场馆自身要具备的能力。同时，在场馆整个的动线、交通、组织等方面，也需要有自己的特色。

“圆桌论道”嘉宾：

郭振东

（中国展览馆协会

常务理事单位）

Q2（提问张伟杰）：为活动与会者提供附加价值方面，采取何种创新措施来提高与会者的体验？

张伟杰：作为上海老牌的会展场馆，上海展览中心地处上海市静安区中心繁华地段，凭借着独树一帜的建筑风格、历史悠久的文化积淀和成熟的区位条件等优势，确保了例如PHOTOFAIRS影像上海展艺术展、Art021当代艺术展、时堂Showroom时装展等的长期合作。同时，我们也持续引入高端的时尚精品展览活动，如Gucci原典展、Fendi高定活动、爱马仕贵宾晚宴及派对、阿玛尼高定香氛展全球首展等，我们不断改进营销策略，对存量客户和目标客户保持动态跟进，研究市场发展趋势和政策变化对会展市场的影响程度，以最自适、自洽的形式充分放大场馆优势，抓准客户核心需求，不断将上展中心打造成极具社会影响力的高端现代化会展场馆。为深入贯彻落实习近平总书记提出的“人民城市人民建、人民城市为人民”重要理念，遵照上海市委有关指示要求，上展中心室外空间于2021年9月全面对社会公众开放，市民游客可以自由进出上展中心室外区域，逐渐成为了魔都网红打卡点，持续提升了服务体验和文化氛围。我们也同步推进建筑外立面修缮和室外区域的绿化景观环境改造。2022年3月4日，时任上海市委书记的李强同志作了专门批示，对上展中心进一步向社会公众开放工作给予了高度肯定。上展中心在锚定“功能类企业性质、竞争类企业管理”定位的基础上，还持续探索“文化+”新模式新业态新路径，着力开拓体验式、沉浸式、辐射式文化服务板块。当前，上展中心线上媒体矩阵布局已基本成型，企业展示厅、“SeasonZ拾·季”便民服务驿站即将进入试运营，多项文创产品、文化创意互动、主题季节限定产品等主题系列文化品牌及流量内容也在同步打造中，以期全面讲述在这座宏伟建筑华丽外观之下的红色传统、历史底蕴、人文情怀和温情故事，逐步实现上展中心文化IP的打造和上展品牌的360°呈现。在今年3月，上海的防疫政策优化后，目标市场复苏较慢，巨大的疫情后作用力，让我们进一步正视自身所面临的困难与挑战，也制定了相应的对策：一是发挥特有优势，赋能空间转化力。针对展览活动属性的不同定位，优化前期洽谈和空间布局环节，有计划性地将有承重需求、有高度需求、有场地需求的展览、活动在涵盖室内场馆的基础上，向室外延展，积极探索“广场可演出”模式，逐步形成内外结合、能分能合的立体化场馆使用模式，以此增加室外空间利用率、创造新场景、释放场馆内部空间。同时将室外空间与现有的红色文化资源、周边商业化元素进行融合，实现场馆利用模式从“水泥盒子”到“万花筒”的转变。今年6月，上展中心和华东师范大学以校企合作模式，在西花园成功举办了华师大设计学院时装作品发布会，这是自上展中心2021年9月对社会开放后，首次尝试利用公共空间举办社会公益性活动，为今后场馆提升经营活力带来了启发。目前中心正积极开展与国际艺术节中心举办上海国际艺术节开幕式广场音乐的合作可能。二是立足功能定位，培育新型艺术展会。上海廿一当代艺术博览会和西岸艺术与设计博览会的出现，无疑将艺术和设计作为了上海的重要组成部分，目前，我们承接了三得利百年庆典、日威品牌100周年、富士相机影像展等项目活动。这些专业品牌活动着力打造沉浸式客户体验，对场馆方和主办机构来说都是一次全新的尝试的和挑战，操作难度较大。但我们乘势而上、顺势而为、应势而动，不断往时尚高地、时尚体验中心方向进行拓展，要多举办能够引起关注与热议的各类活动、秀、发布会、跨界艺术展和行业高峰论坛，把上展中心打造成为一个集聚时尚活动中心和艺术分享平台。三是多维渠道合作，加快融合发展步伐。一方面，我们整合优势资源，联动区域产业。区域性产业集群以政策为驱动，抱团取暖尤为明显，例如国展中心和虹桥商务区的国家战略规划、世博馆和世博园区演艺会展旅游商业的联动、西岸艺术群的成熟崛起、新国际和张江科创中心建设的辐射效应。我们要依托中国展览馆协会的优质平台资源，多方位与国内会展公司合作，并积极加入区域以产业政策为重点扶植的联建合作，以适当的市场化资本运作来突破传统的单一会展模式，转为空间运作的多元化经营，提升场馆的经营活力，以会展+的视野去更多地参与到大产业链的市场化竞争中。另一方面，要加强对外交流合作，多渠道主动拓展资源，坚持质量为先，增创合作商机，做好一批层次高、影响力大、带动力强、辐射面广的专业国际消费类展的挖掘与复展。下半年，我们将举办极具世界影响力的意大利米兰家具上海展，其专业类、品牌类、时尚类属性，能够进一步提升上展中心在国际舞台的影响力和市场关注度，巩固上展中心兼具文娱艺术地标多元化的功能定位，赢得更多客户的青睐。

“圆桌论道”嘉宾：张伟杰（中国展览馆协会副理事长）

Q3（提问潘子万）：提高主办方的满意度和参与度的具体策略？

潘子万：所有的关键因素提炼成一句话：“一切围绕着市场需求、客户需求运转”。首先在场馆前期设计及建设阶段就要开始着手，尽可能满足市场经营的需求。目前运营的厦门国际会展中心及厦门国际会议中心近二十年来在运营中分阶段滚动扩建，目前会展中心已扩建到五期工程，后阶段的场馆扩建功能规划充分吸收前阶段运营中市场需求和反馈。第二关键因素是注重营销和服务。营销和推广是为了让市场客户群体充分知晓，优质的服务是留下客户的核心。除了提供场地，还要打造出举办展会活动所需的一系列延伸服务产品，可以全方位解决主办方服务需求，并要求自己应行业发展、客户需求变化不断改进。第三是做市场引领。因市场所需，我们相比同行要更早布局自办展会业务，在20年前就开始布局培育。我们定位是做到本地会展行业龙头，起到市场示范引领作用，打造培育品牌展会吸引更多人加入会展行业。本地会展产业的提升在一定程度上提升了场馆的使用率；同时，培养品牌展会促进产业发展也将进一步吸引政府关注，出台优惠政策和资源支持，进一步促进招展引会，推动会展行业的健康发展。与主办保持密切联系，长期关注展会发展状态及参展商的需求升级和变化。我们一直强调优质服务的重要性，为了让主办方和参展商有良好的体验感，我们在服务上设置了对接主办方的“项目经理负责制度”、现场服务部门与参展商衔接的“展厅厅长负责制度”，注重项目的统筹协调管理，提供一站式服务，现场服务要求“做到首问负责”。为了确保服务质量，我们设立了“质检部”，负责在展会活动举办期间明察暗访、监督检查；同时在服务上我们也很注重产品改进提升，根据客户需求的改变以及行业的发展，不断加强技术创新和服务产品升级改进，以提高服务效率和服务产品的吸引力。