线下参展意愿下降？这一招帮你搞定买家邀约

专业买家邀约效率与供需匹配精度一直是会展行业关注的问题。上海华墨展览服务有限公司（以下简称“华墨展览”）副总裁兼战略发展部总经理吴福荣在接受采访时，针对当前邀约渠道创新、需求核验标准、匹配技术应用及转化率提升等实操问题，结合实践系统地分享了他的观点。

上海华墨展览服务有限公司副总裁兼战略发展部总经理

根据展会类型确定邀约渠道

针对行业普遍采用的自主邀约、协会推荐、第三方合作三类邀约渠道，吴福荣认为需依据展会类型差异化选择。按照华墨展览的经验，专业类展会，如机械、食品展可整合三类渠道形成资源互补，而消费类展会如家居展、车展则更依赖自有团队完成邀约工作。谈及第三方邀约的真实性把控，他强调24小时内电话回访机制的必要性：“我们通过内部呼叫中心对第三方提供的买家数据进行实时核验，发现信息偏差后立即反馈第三方，启动修正流程。”这种根据展会类型确定邀约方式的做法，既合理利用了渠道资源，又发挥了不同渠道的优势；公司的闭环验证机制也保障了买家信息的可靠性。

特邀买家筛选标准

与需求真实性核验

在筛选专业买家时，吴福荣提出四项行业共性指标：企业资质（营业执照、行业认证、公司规模），采购职能证明（采购授权文件、历史订单），决策权限（须为采购负责人或参与决策的技术专家）、行业匹配度（企业业务与展会主题强相关）。关于需求真实性核验，他建议从四个层面展开：数据验证方面，通过企查查、海关数据等第三方平台交叉核对企业采购记录；沟通验证则通过与买家进行电话或视频访谈，明确采购计划、采购预算及技术要求；行为验证包括分析往届参展数据，如参与对接会次数，签约转化率等；最后，还要参考买家是否有行业协会、往届展商或合作伙伴推荐背书。这套标准并非某家企业的特殊要求，而是展会行业确保买家质量的必要流程。资质审查与行为分析的结合能够有效过滤无效信息，为精准邀约奠定基础。

融合标签化系统AI算法

与人工复核的匹配模式

谈及如何把买家的需求精准匹配给对应展商，吴福荣解析了“标签化系统+AI算法+人工复核”的混合模式：系统首先根据买卖双方提供的信息以及历史买卖数据，为买家和展商分别标注标签，并通过特定算法（如“余弦相似度”算法，即将供需信息转化为向量形式）计算双方匹配度；项目小程序接下来通过采集买家浏览行为，以AI动态学习的方式，优化各买家的推荐权重；最终行业客服团队再对以上数据进行人工复核，避免技术匹配导致的细分领域偏差。吴福荣补充说：“这是当前行业普遍应用的匹配方式，系统自动推荐解决了基础匹配效率问题，但涉及复杂技术参数或非标需求时，必须依赖人工介入。”

科技的发展日新月异，但无论系统智能化程度如何提高，偶然的错漏仍难以避免。就这一问题，吴福荣也介绍了他们的经验。首先是对于系统匹配的展商，买家可以给予反馈。如果买家标记“不相关”，系统会要求买家更新需求，或触发人工客服介入；同时，主办方有收集分析错配案例的机制，经人工分析之后，客服团队会主动联系买家更新需求或调整买家标签；另外，对于匹配失误，华墨展览也会对涉及的买家和展商提供一定的后续补偿，如增补匹配额、会上提供专属洽谈时段或其他增值服务。

线上对接系统的选型争议

与共性问题

主办方可以自主研发线上对接系统，也可以选择使用现有产品。吴福荣总结了这两种模式的优劣：“自研系统可以根据自身需求、使用习惯及场景，量身定制产品。但技术开发阶段周期长，新产品不稳定，会形成打补丁的情况。另外，每过一段时间，就要重新构架及匹配各部门需求，人力财力消耗大。而现成的线上对接系统专业性强，技术响应速度快，系统完善度高，但结构较为单一，无法匹配所有使用场景，也没有定制化接口。”

浸淫行业多年，吴福荣使用过很多线上对接系统。谈及系统普遍存在的问题，他有三点总结：首先是“数据孤岛”问题，外部系统与展商自有CRM系统经常对接不顺畅，导致信息更新滞后；其次是用户体验，系统界面通常比较复杂，影响买家使用意愿。据华墨展览统计，至少有30%的用户需要提前培训；另外，在吴福荣看来，现有系统过度依赖历史数据和用户标签，对于买家“非标定制”之类的隐性需求，经常不能有效发掘，还需要后期人工深入沟通。吴福荣婉拒了具体点评市面上流行的买家系统产品的要求，但他强调：“评价的关键在于适用性。我们主办方自己使用，合适的才是最好的。”

分层邀约与预对接场景

提升线下参会意愿

面对买家线下参会意愿下降的行业共性问题，吴福荣分享了分层邀约策略，即对高潜力买家提供差旅补贴与专属洽谈服务，对观望型买家开放线上对接权限并推送实用参展指南。转化率方面，他强调“预对接场景”的重要性：提前三个月开放样品寄送、VR工厂参观等功能，能够显著提升展会现场签约率。数据驱动与内容营销层面，他建议构建买家和展商画像数据库，定期更新行业动态标签（如“碳中和转型需求”）。关于全渠道运营，他特别提到公私域联动的必要性：公域广告解决流量引入，私域社群实现精准触达，两者结合，提升整体转化效果。

采访的最后，吴福荣对于买家邀约提出三条总结性建议：技术投入，对于邀约系统优先采用“轻量级第三方系统+核心功能自研”的混合模式；数据闭环，整合会前需求标签、会中匹配记录及会后成交数据，综合分析，优化算法；人性化设计，即在匹配纠错时提供备选方案（例如“猜您可能对A或B类展商感兴趣”），以降低买家流失率。

（原标题：渠道优化、需求核验与智能匹配，提升买家邀约成功率）

编辑：韩明强

审稿：裴   峰