本文转自“活动汪”公众号3月23日文章，原文题目《一篇好文让AE新手快速「上手」标书》。正文
在市场日益竞争激烈的今天，大部分会展活动公司都会面临业务增长难题。活动公司为了突破业务发展瓶颈实现业务增长，通过参与更多招投标项目，希望以此可以获得更多契机，那么当会展活动公司（尤其是初创公司或是新手、市场同学或商务经理）得到了投标机会，拿到一份亟待满足的标书的时候，应该如何快速的去解读它，了解它，认识它呢？
在有非常棒的创意方案的情况下，在商务端如何做好保驾护航？又如何帮助刚入行亟待快速完成职场人转变的新人？
01 标书一般包含三份资料
首先当活动公司拿到一份「标书」的时候，它的文件可能不止「一份」，也有可能是「压缩包」，按照现在的招投标系统都开始线上化的情况来说，大多数都是电子版，那它的「标书」一般可能涵盖以下几个东西——标配情况下都会有三部分内容：一份word版项目标书（详细说明项目的需求和提供需要投标资料的明细和投标资料模板等）。一份甲方vi手册或品牌手册（让投标方了解甲方的调性、可进行延展使用的视觉元素等，这个部分是要向配合项目支持的设计师们进行同步）、又或甲方过往针对于这个同类型项目的一些资料，如图文视频等（即告知活动公司甲方一贯的调性，希望活动公司不要再提一些甲方已经用过的创意点）。可能还有一份如果达成合作会使用到的合同范本。特别说明：合同的作用大多数就是让活动公司提前知悉如果达成合作，在条款上会有什么要求，值得注意的是付款时间、付款方式、验收方式等，这些都是活动公司们要评估这个项目是否值得接的考虑点，如有些甲方会要求付款节点是活动结束后的3个月、6个月、乃至12个月后进行支付，还有对于乙方可能不够有“安全感”的结算方式），当然也会有甲方根据项目的不同需求进行资料补充，如甲方白皮书，甲方举办过的活动的图文影像资料等。技巧补充：不管这个「标书」有多「厚」，建议拿到标书后要把所有资料都详细的过一遍，最好是把所有需求性文件打印出来，一一核对和解读，确保没有信息的遗漏。那么说完「一份」标书都大概率会包含哪些文件后，接下来我们来看看最重要的Word版的项目标书怎么解读。
02 如何正确解读商务标＆技术标
首先第一大部分是会说明甲方针对某个项目的招标文件。第二页大多数都是投标邀请函，一般会在上面列明针对投标单位的一些条件、审核条件，还有招标文件的获取、投标方式（比如是线下投还是线上投，需要准备几份等）、投标答疑的联系人等。这个部分重点留意的就是投标方式和截标时间以及答疑联系人，前者是确保活动公司的方案能成功进行投标，后者是保证活动公司对标书的任何问题的清晰度。
这里特别注意的是，现在很多「投标」时间和「提标」时间是分开的，比如说甲方是周五要截止上传电子标，但是周一再过来现场进行提标，很多人就误会了提标时间是截标时间而导致错失了投标时间，最终流标或废标。第二部分就是针对于这个项目的明确需求了，如招采的活动背景是什么，活动主办方的背景介绍，项目定位介绍等，如多少人参与的活动，场地情况以及希望落地的时候是一场怎么样风格的活动等。
有一些活动经验非常丰富的甲方甚至在标书里附上一个非常明确的固定流程给会展活动公司，公司只需要在流程的基础上去做丰富延伸，或做局部调整即可。另外甲方想要活动当中需要进行策划或是设计的具体内容都会非常明确的列出来——比如需要KV设计， KV设计要融合什么元素，有什么样的精神含义体现，舞台效果的参考方向，甚至明确细节到这个LED屏要用到几P的，舞台的整体高度要求，现场的氛围包装上要用什么材质，流程环节当中需要哪种类型方向的节目串联，什么风格的主持人等。当然也有一种情况就是甲方不会去提那么详细的要求，但还是会在标书里清晰的告知投标方，活动公司需要做的事情有哪些，这就是技术标了，不过现在的甲方有时候会在标书里要求提供项目服务人员构架的配置和一些过往的案例之类的补充（甚至还有需要提供服务项目架构人员里的社保购买记录），也会把这些内容也归属于技术标里。
按照标书的要求，除了综上所述的技术标外，还有就是商务标了。正规的甲方都会列出一套商务标的准备资料要求和投标方必填的模板，如招投标承诺函，报价清单等，这个环节值得注意的部分是有一些标书是不限制报价清单的形式，只看总价如何，但现在大型的企业在招标的时候，为了方便直观推进而使用同一个模板里进行报价（即物料都规定了使用哪一种，只看投标公司针对该种物料如何进行报价）。这也是很多公司在投标阶段遇到的最大的一个难题，毕竟设计不一样，质感不一样，用材不一样价格自然也就不一样，甚至甲方的报价清单模板里的计算方式也会不一样。所以在商务标的资料准备中，要投入更多的时间才是最重要的！其他的就是补充营业执照、法人资料...不同公司根据自己的采购需要而提出不同的补充，但是这类资料的准备一般都不困难，只是有一些繁琐而已，核心是对照着项目标书的要求去准备即可。项目标书里除了提及要准备的技术标、商务标的资料信息外，当然还有一个最重要的东西，就是甲方的预算信息，毕竟知道多少钱才知道要办多大的事，在做方案的时候才可以心中有数，那么值得一提的是以前甲方会把预算这个费用标准在标书里，但是现在有一些甲方，它反而会放在招标文件的合同里面，所以到手的资料不要偷懒，必须全部看一遍。除了投标资料外，还有很多值得注意的细节部分——如现场提案的时间是如何分配的，在甲方领导时间不是很充裕的情况下，活动公司在讲标的时候就要去考虑这个时间的分配，当然这个是后话，就不在这里进行详细的解说。还有竞标的评标方法，这个也是重点关注的，要了解这个招投标项目的评标原则、评标方法，打分制的情况下，商务标和技术标分别占多少，一般情况都是技术标6，商务标4，极少数会是技术标7，商务3；当然这种情况不能过于死板，毕竟不同项目就有不同的评标要求，所以也要根据评标原则去判断这个项目的方案应该怎么准备，报价又应该怎么输出，才可以既有利润又能提高中标率。
还有一些细节的点，比如有些招标书上的信息表述不清晰，那就务必去找到招标方问清楚，例如标书上说只要盖骑缝章，但是在之前的沟通中又提及到只要有签名的地方都需要盖章，那这个章究竟只是盖骑缝章，还是有签名的地方都得盖呢？所以投标工作要一丝不苟，确保没有纰漏。问个明白会是一个好习惯，特别是新手！最后，针对标书的快速认识「教程」到此完结，但是下一个问题就出现了，大家都知道招投标很多活动公司提升业务最重要的来源之一，而且现在很多甲方它都建立了自己的招投标的网站或招投标系统，虽然这些招采信息都是公布在网上，但是获取的渠道或者链路却是不容易或可能比较曲折，对于不少活动公司而言，是欲寻却无门。现在不妨点击此处进入试试？在这里，祝大家遇标得标！欢迎大家在留言区分享关于活动行业招标那些事儿~会展BEN
往期精彩回顾
联系我们
隗 玮
手机：135 2164 2668
邮箱：weiwei@topexpo.cc
扫描二维码加入
会展BEN交流群
会展BEN公众号已开通留言评论功能，欢迎来撩.....
