一表理顺标准线下会议活动现场布置

本文转自“hi开会了”公众号9月20日文章，原文题目《开会了|一表理顺标准线下会议活动现场布置》。

开会就上开会了

办会攻略

2022

9.19

这是一份关于线下会议活动会场布置的攻略（一份表单），专为公司会议统筹人准备，主要用于标准型会议的会场布置。

表单是艾比森会务认证项目经理梳理而得，活动统筹人可直接下载表单进行“填空”或“修改”，简单易懂，使用便捷（后台回复“1”可下载链接）。

接下来，请认真看

会场分区

入口、签到区、展示区、媒体采访区、赞助商展示区、通道、会场；大多数区域会以参会人员入场路径进行功能划分。

以上为区域划分参考图，具体布局应视实际场地进行调整与划分

入口区

注意点：

入口处设置对应物料，主要是为了营造氛围和提供指引，物料可根据主题进行替换，如：道旗也可替换为气球；如果经费有限，亦可直接去掉。

立体字

户外道旗

签到区

注意点：

1. 该区域一般设置在酒店大堂，方便参会人员找到；如果有伴手礼、餐券、胸卡、宣传物料等，可提前准备好并装袋，签到时一并给到参会人员。

展示区

注意点：

1. 一般设置在会场入口，展示信息多为会议相关内容，如：会议流程、产品信息、品牌信息、赞助商信息等；

2. 一场会议不一定只有一个展示区，根据需求还可能会设特装展；普通展一般配置背景板、一套桌椅(物料数量按照展商数量成倍增加）；特装展则需要根据策划、设计的需求进行细化、采购。

媒体专访区

注意点：

1.并非所有会议活动都会设媒体专访区，需要根据会议性质和需求调整；

2. 一般设置在单独的房间，避免外部环境喧闹，影响采访质量。

会场

注意点：

1. 会场内部设备与物料的数量可根据会场数量成倍增加，亦可根据会场功能与层级适当删减；

2. 茶歇一般设置在会场外，会议休息期间能轻易找到或看到；

3. 会场配备的设备部分酒店本身有，部分没有，可在勘察现场时了解清楚；

4. 部分设备的租赁服务可能包含人员搭建，部分不包含，需提前与供应商沟通确认清楚；

舞台主视觉

嘉宾座席

人员与其他

注意点：

1. 化妆师、云摄影、摄像一般通用，如果要求多镜头跟拍，摄影摄像酌情增加；

2. 其他工作人员按照会场数量、参会人员数量酌情增加；

3. 部分节目可能要用到道具及氛围装置，也需要提前准备妥当；一般情况下，演员会自备道具。

表演人员

相关说明：

1. 在表格的后方设有数量、单位、材料说明、尺寸，前期还可以增加报价等，按照每一项的详细内容填充即可；

2. 以上表格中所涉及到的相关设备、物料等仅为标准会议的参考，物料清单中的相关内容可按照企业办会实际情况进行删减、增加、替换。

3. 如果会议外围设有特装展、产品展示等功能区，则需要根据产品展示策划案增设相关物料。

4. 关于各个区域的功能一般会结合所选场地因地制宜的调整，尺寸亦应该结合现场测量的尺寸进行填写。

5. 如果会议现场设置互动专区，亦需要根据互动形式增加互动装置；

6. 所有物料应该在量好尺寸后再统一进行设计、印刷、搭建，最后按照物料清单统一核查，现场检验、彩排，避免活动当天出现不必要的失误，影响参会人员体验。

（注：以上图片、表单仅做示例）

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关于

开会了

一站式会议采购平台——开会了，可为企业提供会议所需的人员、物料、设备、场地等在内的在线预订及落地执行服务，会议统筹人可按照调整后的清单在“开会了”平台进行一站式采购。

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