线下会议活动的执行有太多头绪，先抓住这9项

本文转自“hi开会了”公众号10月10日文章，原文题目《职场人干货|执行线下会议活动的九大注意事项》。

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嘉宾致辞超时太多，后面的节奏全被打乱

——嘉宾未按演讲稿发言

320人的晚餐量，到了餐厅发现只准备了70个人的量，说是根据根据过往经验判断，只会有三分之一的人留下用餐，而当天实际留下用餐人数超300人

——行政预估不足

主持人让工作人员宣读获奖名单，后台迟迟没回应

——会议资料没对好

事非经过不知难，小事往往酿大错。作为会议统筹人，最害怕的莫过于精心准备的一场会议活动，毁在一些小细节上。

如果你的岗位职责中，包含统筹执行线下会议活动，不妨仔细看看这篇文章，或许能为你规避一些突发状况。

首先，我们先明确举办一场线下会议活动的步骤：

| 会议活动方案 |

办一场线下会议活动一般会被划分为筹备期和执行期。在此之前，我们需要先做一份策划案。

一份合格且完整的活动策划案，应该包括以下几点：

活动方案的作用：是串联一场会议活动的主线，接下来的所有行动均需围绕这份方案开展。

策划案能让相关参与人了解活动形式、各个环节大致事项，提前把控风险，共同推进。

注意：活动方案往往不是一成不变的，在执行过程中会可能会根据实际情况进行调整，但一定要记得将调整后的信息与执行团队共享，避免信息差引起“执行差”。

| 时间节点与推动 |

确定活动策划方案后，就要开始推进了。在此期间，要保证全员配合默契，井井有条，把控好每一个时间点，Deadline前必须把事项完成并交付。

可参考下方指引：

表格参考示意

注意：

1. 所有事项均应该明确责任到个人；

2. 做好文件命名，归类管理，方便筛选与管理；因为一场会议活动办下来，涉及到的文件与资料往往有一大堆，而且要实时更新，一旦文件出现混乱的情况，执行效率下降不说，错误率可能也会增加；

3. 每日追踪进度，确保所有事项按照计划进行；有时，一项任务的延迟交付，可能会影响其他事项的进度，例如：设计稿迟迟不确定，物料印刷也无法如期开展；

4. 活动统筹人就如中央处理器，将所有信息汇总后，又要及时对接给相关负责人。

| 招商PPT方案 |

招商这一环节，并非所有会议活动都需要（渠道商大会、合作伙伴大会等会需要），具体看活动性质与主办方需求。

招商PPT的制作一定要简洁、精美，这是商务合作的基础和前提。PPT的内容里，要能让你的招商对象了解到以下三点：

1、这个活动是什么

2、我能给你什么

3、你能给我什么

| 场地与嘉宾 |

对一场线下活动来说，场地必不可少；是否邀请嘉宾？邀请哪些嘉宾？这些均需提前确定并沟通，不然会影响活动的节奏。

找场地策略：

注意：嘉宾的重量级往往代表了这场会的“含金量”，这是吸引参会者的重要因素，也是营销物料的核心重点，所以，在邀约嘉宾时一定要慎重权衡。

| 活动文案 |

涉及到对外宣发，活动文案必不可少；不同渠道、目的，宣发文案的形式、风格、内容会有所差异；常见推广类文案形式有：

硬广：简单粗暴版的文案，一般阅读量不太高，但胜在清晰明了，转化率高。

软文：引入型文案，一般是由大家关注的事件如热点、干货引入，结尾放置活动相关信息。

不管用这两种文案里的哪一种，一篇合格的活动推广文案都要应该展示有关活动的以下信息：

| 活动物料与设备 |

一般包含前期宣发物料以及现场布置相关物料，如：宣传海报、一图读懂、邀请函、背景墙、展板、指引牌等；前期宣发物料可根据主办方主要宣发渠道进行选择，现场布置所需的物料和设备则根据整体方案与所选现场情况进行准备。

| 参会者维护|

整个会议活动周期，都应该维护好参会人员。一来可以让活动的到场率变得高一些，二来可以对这些参会者更加了解。目前比较普通运用的一种维护方式，是将参会者拉进一个微信群，进行统一维护和管理。

| 宣传与推广 |

宣传推广有两个大作用，一是吸引更多的人报名参加活动，二是提高知名度。可以参考以下几个角度出发：

| 现场执行 |

活动现场执行包括前期和后期（活动当日）。

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现场执行前期

① 了解现场

需要执行人员提前去现场了解情况，比如调试音响、测试PPT、测试话筒、了解洗手间等位置在哪里等，这些细节需要在踩点时都了解到位，做到心中有数。

② 布置现场

提前对现场进行规划，同时做好现场的视觉设计，按照设计对现场进行布置，需要用到的设备应该提前租赁并搭建好（记得检查，细节、细节、细节）。

③ 分工与执行

一场活动，需要负责指引的人、负责签到的人、主持人、控制气氛的人、摄影师、速记员、执行人员等。

要提前进行明确的分工，各司其职，确保活动顺利进行。

④反复检查、核对

在完成所有准备工作后，一定要仔细确认每一件事情均已落实到位，包含文件、物料、设计的最终确定，最后进行反复演练确保所有环节在活动当天能顺畅执行，最好能让相关板块负责人当面确认相关内容，现场执行环节的相关负责人现场复述自己所负责的板块。

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活动当日

①维持活动秩序

活动统筹人应该整场巡视，确定人员均到岗，每个人对于自己负责的板块均已清晰明了。此外，需要有至少一人是可灵活调动的，遇到突发状况时，可及时响应（机动人员）。

②现场氛围要活跃

部分会议活动时间比较长，此时，互动就显得尤为重要。要想产生互动需要有一位能调动气氛的主持人，还需要活动开始前要做指引，方便大家能快速找到场地；上一个嘉宾讲完后，要及时调出下一个嘉宾的PPT；遥控笔要提前教会嘉宾使用等。

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活动总结

活动结束后，不代表就可以放松了，还要进行复盘和总结，这是十分关键的一步，能帮助你日后做其它活动更顺利。

可以和同事们开会讨论一下活动成功和失误的地方，也可以咨询参会者，听听他们的意见。

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